Comenzar cualquier proyecto puede resultar desafiante, especialmente sin una orientación clara sobre por dónde empezar. Imagina encontrarte con una tarea sin instrucciones claras; entender qué hacer o cómo abordarla sería complicado, ¿verdad? No obstante, esta dificultad se resuelve mediante la creación de un briefing.
Elaborar un resumen ejecutivo o briefing es fundamental para proporcionar una visión precisa de los objetivos, métodos y contexto del proyecto. Facilita que un equipo o individuo lleve a cabo el proyecto de manera eficiente.
Aunque el término "briefing" es más común en campos creativos como diseño, comunicación, marketing y publicidad, en realidad, lo podemos aplicar a cualquier tipo de tarea.
¿Qué es un briefing?
El briefing o resumen ejecutivo de un proyecto consiste en una breve descripción de sus elementos esenciales. Se puede considerar como un breve resumen destinado a los participantes y colaboradores de diferentes áreas. Su objetivo principal es comunicar los requisitos del proyecto de manera concisa, evitando abrumar con detalles innecesarios.
El briefing tiene sus raíces en el ámbito militar, donde consistía en una instrucción breve pero clara sobre las acciones que debía tomar un soldado o unidad militar en una situación específica.
Al igual que con otros aspectos de la gestión de proyectos, no hay una plantilla única o estilo específico para elaborarlo. Su formato y extensión dependen del alcance y la complejidad del proyecto en cuestión. Puede variar desde un breve párrafo hasta una página completa.
Es una herramienta ampliamente utilizada en el ámbito del marketing y la publicidad, tanto entre agencias y clientes como dentro de los equipos de marketing de las empresas. Por lo general, el inicio de una campaña publicitaria involucra una reunión para definir el resumen ejecutivo, en la que es crucial formular las preguntas adecuadas para obtener la información necesaria. En caso de que ésta sea insuficiente, se pueden emplear técnicas de escucha activa para profundizar en los detalles.
Una vez que el cliente ha enviado su resumen ejecutivo a la agencia de marketing o publicidad, esta puede devolverlo con ajustes, formando así un contrabriefing ejecutivo. En algunas ocasiones, la agencia cuenta con información adicional que permite afinar los objetivos y estrategias del proyecto en función de la idea inicial del cliente.
Aunque no existe un modelo estándar para elaborar un briefing, es importante considerar la inclusión de ciertos elementos clave. Además, se recomienda planificar la elaboración del resumen ejecutivo al comienzo del proyecto.
El briefing no se limita únicamente a proporcionar instrucciones; es una herramienta integral que brinda una comprensión completa al ofrecer una visión general, antecedentes, la situación actual y datos relevantes para comprender lo que se necesita hacer y por qué es necesario hacerlo. Funciona como un documento estratégico que debe establecer objetivos precisos para guiar el desarrollo de las acciones necesarias para alcanzarlos.
¿Para qué sirve de verdad un briefing?
El briefing actúa como un faro en medio del océano, proporcionando orientación crucial para navegar por la ruta más adecuada. Su propósito es ofrecer una visión que abarque desde lo general hasta lo específico, sirviendo como punto de referencia para entender la posición actual. Brinda orden y estructura, facilitando la planificación de ideas y tareas.
Este documento ayuda a equipos, áreas o individuos a trabajar de manera organizada y estratégica, ofreciendo un enfoque claro que traza el camino a seguir para evitar confusiones o desviaciones.
Una de sus funciones principales es actuar como un puente de comunicación entre diferentes entidades, como empresas y proveedores (por ejemplo, entre una marca y su equipo de marketing). Facilita la comunicación, el intercambio de ideas y la alineación de objetivos del proyecto. En este sentido, contextualiza la empresa o marca, su mensaje y sus acciones pasadas, lo que resulta fundamental para que todos los miembros del equipo tengan una comprensión clara del proyecto.
Briefing vs plan de proyecto: te contamos las principales diferencias
Tanto el briefing como el plan de proyecto son elementos cruciales en la gestión de trabajos, aunque difieren en sus enfoques y propósitos.
El brief se utiliza como una herramienta inicial para comunicar los objetivos, requisitos y expectativas del cliente al equipo creativo. Este documento proporciona una visión general y una dirección creativa para el proyecto, delineando aspectos como el cliente, el público objetivo, los mensajes clave y los requisitos técnicos.
Por otro lado, el plan de proyectos se centra en la planificación detallada y la gestión de todas las actividades necesarias para completar el proyecto de manera exitosa. Incluye información sobre la estructura del equipo, los recursos necesarios, el cronograma, el presupuesto, los términos, riesgos identificados y los métodos de seguimiento y control.
Mientras que el brief establece las bases creativas y conceptuales del proyecto, el plan de proyectos se encarga de organizar y ejecutar las tareas necesarias para llevar a cabo esas ideas de manera efectiva, asegurando el cumplimiento de los objetivos y la utilización eficiente de los recursos disponibles.
Tipos de briefings
Existen varios tipos de briefings que pueden adaptarse a diferentes situaciones y necesidades dentro de un proyecto.
• Briefing de negocio: este tipo de briefing se centra en los objetivos empresariales de la compañía. Suele incluir información sobre los objetivos específicos del proyecto, los principales competidores del cliente, las ventajas competitivas, los entregables previstos, los formatos de entrega y los indicadores clave de rendimiento (KPIs u OKR’s) que se utilizarán para medir el éxito del proyecto.
• Briefing publicitario: el briefing publicitario tiene como objetivo desarrollar una campaña de publicidad. Es un documento que generalmente elabora la empresa anunciante para la agencia de publicidad con la que trabaja. Incluye información sobre el objetivo de la campaña, el público objetivo, los mensajes clave, los medios y canales a utilizar, así como cualquier otro detalle relevante para la creación y ejecución de la campaña publicitaria.
• Briefing de marketing: este tipo de briefing se enfoca en proporcionar detalles específicos sobre la marca y otra información relevante necesaria para implementar acciones de marketing. Puede incluir información sobre el mercado objetivo, las estrategias de posicionamiento de la marca, los canales de distribución, entre otros aspectos relacionados con el marketing de la empresa.
• Briefing creativo: el briefing creativo se centra en los aspectos creativos que deben tenerse en cuenta en una campaña de publicidad. Es una variante del briefing publicitario que se enfoca en proporcionar detalles sobre el concepto creativo, el tono de la comunicación, el estilo visual, los elementos gráficos, entre otros aspectos creativos relevantes para la campaña.
¿Cómo crear un buen briefing?
Los elementos clave de un buen briefing de proyecto son fundamentales para proporcionar una visión clara y alinear a todo el equipo.
1. Contexto del proyecto
La sección inicial del briefing debe abordar el contexto del proyecto. Comienza describiendo la empresa o la organización involucrada en el proyecto. Luego, explora las razones detrás de éste, como las necesidades comerciales, investigaciones relevantes o comentarios de los clientes que hayan motivado su inicio. Además, si existen proyectos anteriores relacionados, es importante proporcionar información sobre sus resultados y las lecciones aprendidas por el equipo.
2. Objetivos del proyecto y métricas de éxito:
Es fundamental definir claramente los objetivos y las métricas que se utilizarán para medir su éxito. Establece metas claras y alcanzables que ayuden a orientar el trabajo diario del equipo. Conectar las tareas individuales con los objetivos generales del proyecto ayuda a mantener motivados y alineados a los miembros del equipo. Esta conexión también puede aumentar la satisfacción laboral y el compromiso del equipo.
3. Cronograma del proyecto
El briefing debe incluir un cronograma que detalle las fechas clave y los términos importantes del proyecto, así como los plazos de ejecución. El cronograma proporciona una guía clara sobre la secuencia de actividades y ayuda a mantener al equipo en el camino correcto para cumplir con las metas del proyecto a tiempo. Es esencial para la gestión eficaz del tiempo y los recursos, y contribuye significativamente al éxito general del proyecto. Uno de los cronogramas de proyectos más utilizados es el de Diagrama de Gantt dado que permite dar seguimiento de forma sencilla a los temas y estar al día de las urgencias.
4. Público objetivo
Identificar y comprender al público objetivo o el buyer persona es crucial para el éxito del proyecto. Incluye información detallada sobre quiénes son tus destinatarios, qué necesidades o problemas tienen que tu proyecto busca abordar y cómo se beneficiarán de los resultados. Al tener claridad sobre éste, el equipo puede adaptar sus estrategias y mensajes de manera efectiva para alcanzar y satisfacer sus necesidades.
Un briefing bien elaborado es esencial para el éxito en la gestión de proyectos. Proporciona una visión clara del contexto, establece objetivos y métricas de éxito, detalla el cronograma del proyecto y define el público objetivo. Al alinear a todo el equipo y proporcionar una guía clara para la ejecución del proyecto, el briefing maximiza la eficiencia, minimiza los riesgos y aumenta las posibilidades de cumplir con los objetivos del proyecto de manera oportuna y efectiva.
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