Ya sabemos que la comunicación es el intercambio de información entre dos o más personas y que durante ese proceso un mensaje codificado se decodifica, pero ¿cómo hacemos o creamos un plan de comunicación para que los mensajes sean decodificados con éxito?
Antes de responder a esta pregunta, respondamos a la siguiente: ¿qué es un plan de comunicación? Bien, un plan de comunicación es esencial para cualquier empresa u organización que busque tener éxito en su sector. El plan de comunicación es en realidad una estrategia de comunicación desarrollada y plasmada en un documento, en donde se define cómo se comunicarán los mensajes clave a los diferentes públicos y cómo se desarrollará la imagen y reputación de la marca. El objetivo es establecer una conexión clara y efectiva con los clientes, empleados, accionistas y otros stakeholders.
Para la elaboración del plan de comunicación deberemos seguir los siguientes pasos:
1. Analizar la situación: en esta etapa deberemos realizar un análisis tanto interno como externo para establecer un diagnóstico de la situación.
En el análisis interno miraremos dentro de la empresa u organización para detectar y conocer su identidad corporativa: misión, visión, valores y propósito. Así como los públicos a los que nos queremos dirigir y un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).
Cuando realicemos el análisis externo deberemos hacer un análisis PESTEL, un tipo de análisis que tiene en cuenta factores políticos, económicos, socioculturales, tecnológicos, ecológicos y legales. Acompañando a este análisis, realizaremos un diagnóstico de nuestra competencia a través de las 5 Fuerzas de Porter.
2. Definir los objetivos del plan: El primer paso es establecer los objetivos que se quieren alcanzar a través del plan de comunicación. ¿Se trata de mejorar la imagen de la empresa? ¿Aumentar la notoriedad de la marca? ¿Lanzar un nuevo producto o servicio? ¿Mejorar la satisfacción del cliente? Definir los objetivos es clave para saber cómo medir el éxito del plan.
3. Identificación de nuestro público objetivo: Es importante conocer a quién se dirige el mensaje para poder adaptarlo y llegar de manera efectiva. ¿Se trata de clientes potenciales? ¿Clientes actuales? ¿Empleados? ¿Accionistas? Cada público puede requerir un enfoque diferente, y es importante definir a cada uno de ellos.
4. Definición de los mensajes clave: Una vez que se conocen los objetivos y el público objetivo, es importante definir el mensaje clave que se quiere transmitir. Este mensaje debe ser claro, conciso y memorable. Debe reflejar la visión, misión y valores de la empresa y ser relevante para el público al que se dirige.
5. Elegir de manera adecuada los canales de comunicación: Existen muchos canales de comunicación disponibles para las empresas, desde medios tradicionales como la prensa escrita, la radio y la televisión, hasta medios digitales como las redes sociales y el correo electrónico. Es importante elegir los canales que mejor se adapten al mensaje y al público objetivo. Por ejemplo, si el público objetivo son jóvenes, puede ser más efectivo utilizar las redes sociales que la prensa escrita.
6. Plantear un timing o calendario de comunicación: Es importante tener un calendario de comunicación para asegurarse de que los mensajes clave se transmitan en el momento adecuado. El calendario puede incluir fechas de lanzamiento de productos, de eventos importantes, de campañas publicitarias, etc.
7. Creación del presupuesto: La asignación de un presupuesto es esencial para el éxito del plan de comunicación. Este presupuesto debe tener en cuenta los costos de los diferentes canales de comunicación, así como los costos de producción de materiales promocionales. Es importante no exceder el presupuesto asignado, pero también no reducirlo demasiado, ya que esto puede afectar la calidad de la comunicación.
8. Medición y seguimiento de los resultados: Una vez que se ha implementado el plan de comunicación, es importante medir los resultados. Esto permitirá evaluar el éxito del plan y hacer ajustes si es necesario. Los resultados pueden medirse a través de indicadores como el aumento de la notoriedad de la marca, la mejora de la satisfacción del cliente, el aumento de las ventas, etc.
Beneficios de implementar un plan de comunicación integral:
Tal y como comentábamos en párrafos anteriores generar un plan de comunicación es crucial para cualquier empresa u organización que quiera establecer y mantener una relación efectiva con sus clientes, empleados, accionistas y otros stakeholders. El objetivo principal de un plan de comunicación es transmitir un mensaje claro y consistente a través de los diferentes canales de comunicación, para lograr los objetivos definidos. Por eso decimos que la definición del plan es importante porque:
• Establece una imagen de marca coherente: Un plan de comunicación ayuda a establecer una imagen de marca coherente y consistente sin incongruencias a la vista de sus grupos de interés. A través del mensaje clave y los diferentes canales de comunicación elegidos, se puede crear una imagen sólida y distintiva que se adapte al público objetivo.
• Mejora la reputación corporativa de la marca: Una estrategia de comunicación efectiva puede ayudar a mejorar la reputación de la marca. Un mensaje claro y consistente, junto con un enfoque personalizado para cada público objetivo, puede establecer una relación sólida con los diferentes stakeholders (clientes, empleados, accionistas y otros grupos de interés).
• Es una herramienta de cercanía con los clientes: Un plan de comunicación bien desarrollado puede fortalecer la relación con los clientes existentes y atraer nuevos clientes. La comunicación efectiva puede ayudar a los clientes a comprender mejor los productos o servicios de la empresa, y a responder a las preguntas y preocupaciones que puedan tener.
• Aumenta la notoriedad de marca: La implementación de un plan de comunicación puede ayudar a aumentar la notoriedad de la marca. A través de diferentes canales de comunicación, la empresa puede llegar a un público más amplio, aumentando su presencia en el mercado y mejorando su posición competitiva.
• Mejora la toma de decisiones: Un plan de comunicación bien diseñado puede ayudar a mejorar la toma de decisiones en la empresa. Al tener un mensaje claro y consistente, y una comunicación efectiva con los diferentes stakeholders, los líderes de la empresa pueden tomar decisiones informadas y estratégicas.
Un plan de comunicación es esencial para cualquier empresa u organización que busque establecer una relación efectiva con sus clientes, empleados, accionistas y otros stakeholders. A través de una comunicación clara y consistente, la empresa puede mejorar su imagen de marca, su reputación, su relación con los clientes y empleados, y su posición competitiva en el mercado. Además, un plan de comunicación bien diseñado puede ayudar a mejorar la toma de decisiones en la empresa.