Las relaciones públicas consisten en generar vínculos y sinergias positivas de ganar-ganar para ambas partes: organización y públicos. El uso correcto de las estrategias de relaciones públicas permite a las organizaciones mejorar su imagen y reputación, al aumentar el valor del mercado en el que operan.
Las herramientas que se utilizan para llevar a cabo las estrategias de relaciones públicas abarcan la elaboración de planes de comunicación, gestión de eventos y comunidades, investigación de mercado, gestión de expertos en diferentes materias y sus opiniones, manejo de crisis, creación de contenidos y, por último, la redacción de comunicados de prensa para informar sobre diferentes ámbitos de la organización.
La rueda de prensa es una de las herramientas de relaciones públicas que se utiliza para dar a conocer y ofrecer información de la organización ante los medios, que facilita la interacción entre los periodistas y el portavoz interno de la marca/empresa.
Las ventajas de la rueda de prensa son claras: cercanía e interacción bidireccional; de esa manera se forjan las relaciones de calidad entre las organizaciones, los periodistas y el resto de los públicos que sean de interés. Además de su carácter bidireccional e interactivo, las ruedas de prensa posicionan a las empresas como transparentes, con la condición de ser una fuente de información fiable. Cabe destacar una ventaja adicional: la posibilidad de personalizar y humanizar a la organización a través de un portavoz con rostro.
Puede parecer que las ruedas de prensa propician encuentros que parecen informales, pero la realidad es que para convocar una rueda de prensa, aún existiendo la cercanía organización-periodistas, debemos preparar de manera cautelosa y estratégica cómo se va a llevar a cabo.
Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de convocar una rueda de prensa es cuestionar si en verdad es necesaria. Este tipo de actos o acontecimientos deben organizarse cuando sea necesario, es decir, si se compartirá una exclusiva, se darán a conocer datos de interés, se presentarán nuevos productos o servicios –como pueda ser la presentación de un nuevo medicamento o fármaco–, así como para anunciar una alianza o un nuevo plan estratégico. En otras palabras, una rueda de prensa solo deberá convocarse a la hora de transmitir mensajes importantes. Para los asuntos restantes, se recomienda hacer uso de las Notas de prensa.
Una vez que se ha definido la importancia y la necesidad de realizar una rueda de prensa se debe tener en cuenta el mensaje: debemos tener muy claro qué se anunciará a los medios. Es importante sortear las improvisaciones y, por ello, antes de la rueda de prensa se deben estructurar los mensajes principales, así como los conceptos clave a transmitir a los periodistas y evitar dar lugar a dobles interpretaciones o incoherencias que mermen la imagen de la compañía y puedan generar desconfianza hacia la marca. ¿Queremos anunciar un nuevo fármaco o medicamento o compartir los resultados de un estudio clínico?
Cuando ya se tienen los mensajes clave bien definidos es momento de redactar la Nota de prensa que debe prepararse para cuando finalice la rueda de prensa y, de esta manera, hacerla llegar a los periodistas al finalizar la sesión. De manera paralela, la organización debe buscar la fecha más apropiada para evitar coincidir con otros eventos que pongan en riesgo la asistencia de los periodistas, así como encontrar el mejor lugar para realizar el comunicado: se recomiendan espacios de fácil acceso.
Con el lugar y la fecha ya decididos, es momento de enviar una invitación a los medios y periodistas de los que nos interesa su asistencia; un recordatorio conocido como “Save the Date”, explica de manera breve pero clara lo que expondremos en la convocatoria fijada. Este “Save the Date” se debe enviar por correo electrónico y se aconseja que contenga asuntos llamativos y bien cuidados para lograr una mayor asistencia a la hora de realizar una convocatoria para una rueda de prensa.
Llegado el día de la rueda de prensa debemos procurar que todos los asistentes se sientan cómodos y que todo esté en orden. Para lograr orden en nuestro discurso llevaremos un dossier de prensa con todos los documentos estructurados (mensajes clave, talking points, etc.). Aunado a esto incluiremos datos e información visual para mostrar y responder con exactitud a los periodistas.
Una vez finalizada la rueda de prensa es momento de enviar la nota de prensa correspondiente a los medios seleccionados para que puedan publicarla. Además, este es el momento idóneo para valorar la rueda de prensa en cuanto a aspectos relevantes, como los asistentes, las menciones en prensa, las notas de prensa publicadas y la cobertura mediática de la empresa tras el evento, con el objetivo de sacar conclusiones y detectar oportunidades de mejora.
Las ruedas de prensa en el sector salud y la industria healthcare pueden utilizarse para informar los resultados de diferentes estudios científicos, así como para promover el intercambio de conocimientos entre médicos, científicos y especialistas del sector. También pueden emplearse para dar a conocer y concienciar sobre diferentes patologías y asegurar el acceso a la información a la población mediante el diálogo entre profesionales de la salud y medios de comunicación.
Las ruedas de prensa en el sector salud y la industria healthcare pueden mejorar la calidad de vida de los ciudadanos de una nación, al permitir a los profesionales compartir información para prevenir y tratar enfermedades.
Siendo más concretos, las ruedas de prensa en el sector farmacéutico pueden, por ejemplo, centrarse en abordar los últimos avances de la industria y el sector, así como las oportunidades y desafíos que existen. En estas ruedas de prensa se pueden plantear objetivos, como la presentación de estudios de éxito, la exposición de análisis de expertos y líderes del sector, así como mantener una discusión activa sobre la industria farmacéutica y las potenciales sinergias con los avances tecnológicos para ayudar al desarrollo de los diferentes medicamentos y el acceso a ellos.